A lucratividade da Gestão Jurídica Eficiente: Indicadores de desempenho (KPI) como aliados

A lucratividade da Gestão Jurídica Eficiente: Indicadores de Desempenho (KPI) como aliados.

Os indicadores de desempenhos, também chamados de KPI (KEY PERFORMANCE INDICATOR), os quais buscam, em síntese, orientar os gestores na escolha das melhores alternativas para conduzir a empresa a cumprir seu planejamento com eficácia, infelizmente, tendem atrair a atenção dos escritórios de advocacia para apoio aos departamentos jurídicos, da mesma maneira que as companhias aéreas: só chamam atenção quando da ocorrência de atrasos nos voos, quando aumentam as passagens ou quando há um desastre aéreo.

Quando operam sem ocorrências, são quase inexpressivos. Mas a atividade jurídica está chamando cada vez mais a atenção da alta direção das empresas, estes que, há poucos anos, só se preocupavam com o institucional e assuntos financeiros.

Portanto, percebe-se que os indicadores de desempenho precisam ser informados, coordenados e administrados pelos escritórios de advocacia de tal forma que reforcem e apoiem os objetivos dos departamentos jurídicos das empresas; caso contrário, é quase certo a ineficiência no uso dos recursos e ausência de escalabilidade.

Por que os departamentos jurídicos algumas vezes enfrentam problemas para tomar decisões? E até que ponto estes problemas poderiam ser evitados com indicadores de desempenho?

Ao tentarmos responder essas perguntas, começaremos por rever os conceitos de “ sistema empresa “, “eficiência “ e “eficácia”.

Uma empresa é considerada um sistema aberto em razão da sua interação com a sociedade, assim “Toda empresa tem uma missão em relação à sociedade e a missão das empresas corresponde aos seus objetivos permanentes, que consistem em otimizar a satisfação das necessidades humanas”(Catelli, Armando)

No que diz respeito a diferença entre eficiência e eficácia, válido destacar os conceitos transmitidos pelos especialistas Gibson, Ivancevich e Donnely “do ponto de vista da sociedade, a eficácia é o grau segundo o qual as organizações atingem as suas missões, metas e objetivos dentro das restrições de recursos limitado.

Nesse sentido, devemos introduzir o conceito de eficiência; ele se refere ao processo pelo qual a organização maximiza seus fins com um uso mínimo de recursos”.

Em ressunta, uma empresa para ser eficaz deve ser também eficiente. Dessa forma, os dois conceitos eficácia e eficiência precisam estar unidos, pois, considerando que a empresa é uma entidade que processa recursos e entrega produtos, bens ou serviços à sociedade, são elementos essenciais do sistema de processamento.

Indicadores de desempenho são, portanto, muito mais do que apenas juntar informações de sistemas. As informações sistêmicas são importantes, mas sem indicadores precisos de desempenho (KPI), não proporciona para as empresas (departamentos jurídicos) segurança para certas decisões a serem tomadas.

Os indicadores, hoje, por meio da tecnologia aplicada,  são meios à disposição dos escritórios de advocacia para melhoria na condução dos casos e apoio aos departamentos jurídicos das empresas, os quais apresentam uma série de benefícios:

  • redução de custos;

  • redução de duplicidade e burocracia;

  • redução de conflitos;

  • economia de tempo dos departamentos e escritórios;

  • abordagem holística para o gerenciamentos dos riscos organizacionais;

  • melhoria na comunicação;

  • melhoria do desempenho organizacional – eficiência e eficácia aos processos

Percebe-se, diante das considerações acima tecidas, que um sistema de indicadores eficiente pode afetar fortemente o comportamento das empresas, pois possui por finalidade ajudar a pilotar o departamento jurídico mediante a identificação dos fatores-chave para o sucesso da organização.

Neste sentido, os escritórios prestadores, como complemento das suas atividades jurídicas, precisam adotar a proposta de procurar medir o desempenho organizacional sob 5 (cinco) perspectivas: financeira, do cliente, dos processos, como evitar (prevenção) e crescimento.

Para que possamos ter sucesso em nossa atividade como escritórios prestadores de serviços, são necessárias diversas competências, porém, entre elas, 4 (quatro) merecem destaque para condução de uma carteira de processos: comprometimento,  excelência , organização e disciplina. Sem estas quatro competências combinadas, perdemos tempo e energia sem obter retorno do esforço que investimos.

Os escritórios de advocacia precisam estar aliados aos departamentos jurídicos, pois ideias sozinhas não apresentam resultados satisfatórios.

Temos que traduzir essas ideias em projetos por meio de planejamentos e planos de ação que sejam, ao mesmo tempo, factíveis e objetivos, e sirvam de ponto de partida para que resultados concretos realmente aconteçam.

Aprimorar o entendimento sobre os indicadores de desempenho tornam os escritórios e departamentos jurídicos ainda mais fortes na medida em que é possível reorganizar as forças e decisões de maneira inteligente para que seja possível aproveitar melhor os recursos à disposição.

Assim, a condução estratégica, por meio de indicadores de desempenho, pelos escritórios é essencial para que os departamentos jurídicos possam enxergar os desdobramentos das ações e quais as opções de caminhos que deve ser seguido para atingir os objetivos.

A essência do KPI é possibilitar um número maior de possíveis caminhos para que as empresas possam atingir as suas metas com o menor desperdício de recursos e no menor espaço de tempo possível, porque o que não é medido não é gerenciado.

Por fim, considerando que toda empresa é constituída sob o pressuposto da continuidade e que o lucro é a melhor e mais consistente medida de eficácia da organização, não podemos permitir que o pensamento “qualquer caminho serve” faça parte das ações de um profissional que pretende crescer no mercado jurídico.

Não podemos disputar com eficiência sem conhecer com bastante profundidade quem somos e quais são os objetivos dos nossos clientes. Logo, fazer uma autoavaliação de maneira estratégica quais são as suas forças e as suas fraquezas, inclusive com indicadores de desempenho, ajuda ser seletivo quanto às etapas que serão enfrentadas para conquistar espaço no mercado.


RICARDO FRANCESCHINI

Advogado. Sócio do escritório Franceschini Advogados. Pós-graduado em Direito Processual Civil; Especialista em Direito do Trabalho e Processo do Trabalho, bem como em Compliance e medidas anticorrupção. Diretor Administrativo do Centro de Estudos das Sociedades de Advogados (CESA/PB). Presidente da Comissão de Sociedade de Advogados da OAB/PB (triênio 2012-2015).


 

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